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事业单位改革

衡东县委编办机构编制档案管理创“四化”

时间:2021-01-28 10:48:39  作者:衡东县委编办  来源:衡阳市委编办  查看:89  评论:0

近年来,衡东县委编办坚持以推进机构编制档案管理“制度化、清单化、信息化、规范化”为目标,积极创新机构编制档案管理办法,加大管理力度,完善日常管理,提升使用效能,为创新开展机构编制工作提供了有力保障。

一、明确责任分工,健全工作机制,实现档案管理“制度化”

从健全和完善档案制度入手,夯实档案管理的基础。一是明确档案工作责任。成立办档案工作领导小组,由办主任任组长,其他班子成员任副组长。同时,根据档案分类,明确文件档案、编制手续档案等资料的责任组室和人员,压实档案管理责任。二是规范档案查阅借阅流程。本单位工作人员查阅借阅与业务工作相关的档案资料,须经办主要领导批准,并依规填写《档案查阅借阅登记表》。外单位查阅借阅档案资料,须持单位介绍信或有效证件,经办主要领导同意,由本单位相关工作人员代为查阅。查阅档案,原则上要求本单位两名及以上工作人员同时在场。三是完善档案归档制度。本年度各类档案应在次年三月底前完成统一整理立卷归档工作。归档的案卷材料要求完整、详实,并按照档案整理要求,类别分明、组卷科学、目录清晰、装订齐整,便于保管和取用。

二、理清文件底数,规范索引目录,实现档案管理“清单化”

一方面,加强原始档案整理。组织全办干部职工加班加点对1990年至2019年机构编制文件进行全面整理,对保存时间较长的文件资料通过“装裱”、“拓写”等途径进行修复还原,按年份将梳理汇总的文件重新装订归档,并购置专用文件柜进行妥善保管。另一方面,形成文件档案目录。在纸质文件梳理工作的基础上,将1990年至2019年机构编制文件进行归档登记,分别形成各年度文件档案索引目录,实现机构编制文件档案清单化管理,确保档案资料底数清、数据准、情况明。

三、依托管理系统,加强科技应用,实现档案管理“信息化”

一是依托实名制系统,实现档案电子备份。将近十年来机构编制文件档案扫描并上传到实名制系统,建立电子台账数据库,实现文件资料档案管理信息化,便于进一步检索查询。二是规范数据管理,扎实做好保密工作。在推进文件档案电子化管理的同时,切实做好机构编制文件的保密工作。通过确立专人负责制、制订严格的内网使用规定等措施,高标准、严要求保障涉密文件信息安全。

四、加强安全管理,强化利用监督,实现档案管理“规范化”

一是加强档案安全管理。添置了档案专柜等设施,并对档案设施进行全面整理,做到整洁、规范。严格依照防潮、防火、防盗、防虫、防尘等规定,做好档案的日常保管、维护工作。二是强化档案利用监督。加强档案利用监督是保障档案利用过程中不失密、不泄密的重要举措。对涉密电子设备、重要印章、文件、门锁进行定期维护检查,不定期开展安全检查,从源头上遏止泄密事件的发生。三是强化干部职工保密意识。经常性组织办全体干部职工学习《保守国家秘密法》,准确把握保密工作新要求,适应保密工作新形势,不断提升分析研判新情况、解决新问题、开创新局面的能力。



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