为有效发挥机构编制档案资源的基础作用，提升机构编制档案管理水平，衡山县委编办多措并举，推动机构编制档案规范化、科学化管理，助推机构编制工作提档升级。
一是强化档案管理体系，耕好“责任田”。坚持高位推动，明晰档案管理主体责任和岗位责任，建立主要领导亲自抓、分管领导统筹抓、档案管理员具体抓的责任体系。在开展业务工作的同时注重建宗立卷，将各类文书档案及时存档留底。
二是强化档案管理标准，划好“标尺线”。结合机构编制业务实际，建立健全县委编办《机关档案“三合一”制度》《档案管理制度》等配套制度，对档案管理工作过程中的收集、整理、编研、追责等各环节作出明确规定，要求全体干部严格遵守档案管理相关制度，实现机构编制档案标准化管理。
三是强化档案日常整理，练好“组合拳”。利用机构编制实名制数据库，对编制的使用核准、人员的信息等按照“即办即存”方式进行动态管理，实现纸质材料和信息数据的及时、同步更新。全面梳理近年来归档文件，按年份进行分类整理，统一制作电子文件目录，确保文件应录尽录。按领域分类整理，全面梳理机构改革等重点专项工作，以及重点领域政策性文件和过程性资料，进一步提升档案检索效率。
四是强化档案利用效率，打好“服务牌”。严格档案查（借）阅管理程序，做到“来源可查找、去向可追溯，查阅有记录”。严格执行查阅审批制度，对前来查询机构编制信息的单位或个人，要求提供工作函，经分管领导签批后，由档案管理员进行查阅。对不符合查询条件的，耐心做好解释说明，全面提高工作质量和服务水平。
（衡山县委编办 供稿）
